Contacts liés

Comment lier des contacts entre-eux.

Contacts liés : L'idée est la suivante : Bien souvent, dans les logiciels de gestion de contacts, on a un fichier pour définir la société, et un autre sous-fichier pour définir les collaborateur. 

Sous sollo, vous n'avez qu'un seul fichier : Contacts. 

Mais vous pouvez lier un contact à un autre, en stipulant le lien (la fonction, la subordination, la relation) qui les unis. Ainsi vous pouvez renseigner les collaborateur d'une société, en les liant à celle-ci, mais aussi définir qui serait l'avocat de qui, l'expert-comptable de qui, le mari ou la femme de qui...

Pour lier un contact à un autre, il suffit sur l'une des deux fiches de choisir le code du contact à lier, et de choisir une fonction. Le paramétrage dans fonction est sur le bouton Paramétrés de l'onglet Accueil.

Une fois le lien créer, vous pouvez passer d'une fiche à l'autre en double-cliquant sur le code du contact lié.

Plus simplement : Bien souvent il nous est nécessaire de lier des contacts entre eux, pour les collaborateurs / interlocuteurs dont on désire stipuler le poste, la ligne directe, l'adresse email, le n° de mobile...

Ceci dit, de nombreuses informations sont les mêmes d'un interlocuteur à l'autre au sein d'une même société (adresse, site internet, N° standard...).

Dans ce cas : procéder comme suit :

- Créez la fiche société

- Dupliquez cette fiche >>> sollo vous demande sous quel code : renseignez le code Nom-Prénom par exemple

- sollo vous demande si vous souhaitez lier ces 2 fiches >>> répondez OUI

>>> sollo vient d'établir une liaison entre les deux fiches - fonction = collaborateur.

- Modifier la fiche collaborateur - en stipulant le nom, prénom, 

la ligne directe, l'adresse email, le n° de mobile...

Contenu d'une fiche contact

Partie I : les données fixes à tous vos contacts

La partie du haut dans le formulaire contact contient les données dites fixes (c'est à dire que vous ne pouvez pas les modifier , les supprimer, ou  en rajouter).

Le Type de contact.

Vous le choisissez avant de créer une nouvelle fiche. Vous pouvez changer le type de contact par un autre. Mais, dans ce cas, attention aux données complémentaires - voir plus bas.

Type de fiche : Morale ou Physique

Cette zone sert à définir si il s'agit d'un personne Morale (société) ou d'une personne Physique.

Civilité.

Le champs civilité évolue en fonction des saisies. Il n'y a pas de table annexe où vous renseigneriez les différentes possibilités. Si par exemple vous souhaitez rajouter Docteur, renseignez simplement votre premier Docteur, il sera présent par la suite dans la liste déroulante.

Les numéros de téléphone

Le champs Mobile (N° de téléphone portable) vous indique à gauche l'opérateur. Cette information n'est évidement pas valable dans les 10% de cas de changement d'opérateur en conservant le N°. Le paramétrage de cette information (en fait des suffixes par opérateur) est disponible dans les paramètres de sollo.

Le champs Voice IP est par définition la code de voix sur IP comme Skype par exemple.

Si vous utilisez Skype, en double-cliquant que le code renseigné (par exemple arnaudcolas) - l'appel de ce correspondant Skype se fera automatiquement.

Remarque : l'appel des numéros de téléphone via Skype (si vous avec des crédits de Skype Out) peut se faire en double-cliquant sur le n° de téléphone. La nouvelle version de skype semble ne plus offrir cette possibilité, aussi vous faudra t'il copier / coller le N° dans Skype.

Format des N° de téléphone : sollo formate automatiquement vos numéros de téléphone - saisissez les SANS ESPACE. Il est possible de les faire précéder automatiquement de +33 - pratique lorsque vous êtes à l'étranger - ce choix ce fait dans les paramètres.

L'adresse

L’adresse est composé de 4 champs (Adresse, Code postal, Ville et pays) Pour aller à la ligne dans le champs mémo de l’adresse, il faut presser la touche CTRL en plus de la touche ENTREE (ainsi le curseur passe à la ligne dans le même champs)

Après saisie du code postale, sollo vous propose les commune relatives à ce code postal. Ce paramétrage s'effectue dans la rubriqua Paramètres de sollo.

Remarque : en double-cliquant sur le code postal, sollo vous positionne sur l'emplacement Google Maps de ce code postal (si son paramétrage existe dans la liste des codes postaux gérer par sollo)

Site et E-mail.

Les données Site et Email permettent l’ouverture automatique du site ou de la messagerie. Pour écrire un message email au contact, double-cliquez sur l'adresse de messagerie >> un nouveau message s'ouvre.

Le champs Compte est le numéro de compte de comptabilité générale, il doit exister dans le plan comptable (Voir partie Comptabilité)

Fait Marquant :

cette zone sert à renseigner un information ou un fait marquant relatif à la fiche contact. cela peut être une info ponctuelle ou permanente (comme mauvais payeur pour un client par exemple).

Document Lié :

Cette zone permet de lier un document quelconque (office : word, excel... multimédia : photo, vidéo... autres : pdf, site internet...) au contact. En cliquant sur le dossier à gauche vous pouvez parcourir votre environnement de travail à la recherche du document à lier. Par la suite l'ouverture du document se fera directement en cliquant sur le line hypertexte.

Remarque : lorsque vous parcourez vos disque à la recherche du document et que vous choisissez un document, sollo vous propose de copier le document dans le dossier prévu à cet effet pour les documents sollo : en principe c:\sollo\docs

Si vous répondez non à la question posée, le lien sera fait vers l'emplacement actuel du document.

Partie II : les données complémentaires  des contacts

La partie basse dans le formulaire contacts contient les données complémentaires de vos contacts.

Ces données diffèrent en fonction du paramétrage du type de contact.

Vous pouvez instantanément rajouter ou supprimer des types de contacts. Il n'y a aucune limite.

Pour accéder au paramétrage complet d’un type de contacts – double-cliquer sur le type en haut à gauche.

Le paramétrage complet permet de définir des valeurs par défaut, les saisies obligatoires… Vous pouvez rajouter également des listes déroulantes (choix multiples) sur les zones de textes, et des formules de calcul sur les zones numériques Voir rubrique Paramétrage des Types.

Pratique : La présence d'informations dans les différents onglets est définies par la présence ou non d'un liserai rouge au dessus de chaque onglet. Si ce liserai rouge est affiché, cela signifie qu'il existe des données dans l'onglet.

Mais revenons aux données complémentaires des 2 premiers onglets : Informations et Commentaires.

Vous pouvez instantanément rajouter ou supprimer des informations dans vos contacts.

Il suffit de taper le libellé de votre nouveau champ (nouvelle question – nouvelle données) en face du type désiré pour la réponse (du texte, des chiffres, une date, un case à cocher, un mémo) – Cette question devient alors légion sur toutes les fiches contacts de même type.

Zone de type Texte (100 caractères maxi) – ZoneNumériques – Zones Dates – Zones Oui/non

L'onglet commentaires contient 3 zones mémos dont vous pouvez changer les intitulés comme les autres zones (textes, numérique, date...) - au dessus de chacun d'eux.

Cet onglet contient également la photo du contact (ou le logo ou autre image).

En cliquant sur le dossier à droite vous pouvez parcourir votre environnement de travail à la recherche de l'image à lier.

Remarque : lorsque vous parcourez vos disque à la recherche d'une image et que vous choisissez une image, sollo vous propose de copier le document dans le dossier prévu à cet effet pour les images et photos de sollo : en principec:\sollo\docs

Si vous répondez non à la question posée, le lien sera fait vers l'emplacement actuel de l'image.

Pour afficher les images, la case à cochée Visualisation activée doit être cochée.

Vous pouvez également instantanément rajouter ou supprimer des types de contacts. Il n'y a aucune limite.

Pour accéder au paramétrage complet d’un type de contacts – double-cliquer sur le type en haut à gauche.

Le paramétrage complet permet de définir des valeurs par défaut, les saisies obligatoires… Vous pouvez rajouter également des listes déroulantes (choix multiples) sur les zones de textes, et des formules de calcul sur les zones numériques voir paramétrage.

Contacts et Dossiers liés

Contacts liés : internes ou externes, fonctions occupées... tous les contacts peuvent être liés les uns aux autres suivant une fonction ou un critère de rapprochement : qui est le collaborateur de qui, qui est le sous-traitant de qui, qui est le confrère de qui...

Voir comment lier des contacts entre eux ici.

Dossiers liés :Affiche la liste des dossiers, affaires, chantiers, dont le contact actif est le contact principal.

Actions
Suivi commercial, interventions, rendez-vous, relances, téléphones, courriers...
toutes les actions liées au contact sont directement accessibles. Il est possible de saisir directement une nouvelle action sur la fiche contact.

Vous pouvez aussi ouvrir une action en double cliquant sur le sélecteur de celle-ci (petit carré gris à gauche de chaque ligne) 


Pièces
Pièces commerciales (devis, factures, BL, BR...)
toutes les pièces liées au contact sont directement accessibles.
D'un simple clic, vous ouvrez la pièce de votre choix - en double cliquant sur le n° de la pièce ou le sélecteur de celle-ci (petit carré gris à gauche de chaque ligne)

Comptabilité
l'onglet compta vous indique directement sur le contact, les écritures comptables, comptabilisées pour ce client ou ce fournisseur.

Filtres
Encore un des gros atouts de ce logiciel de gestion de contacts.
Les filtres s'effectue directement sur les fiches, et leur champs d'application est infini.
Vos filtres peuvent se cumuler les uns aux autres :
- Clients dans le 75
+ ayant effectuer + de 10 K€ de CA
+ ayant commander depuis moins de 10 jours...
De plus, vos filtres peuvent être enregistrés d'un simple clic : donnez un nom à votre filtre et le tour est joué. Vous pourrez le réappliquer à tout moment.

Créer, modifier, supprimer un Contact

Créer un nouveau contact

 Pour créer un contact à partir du Menu de sollo, il faut sélectionner l'onglet contacts, puis sélectionner le type de contact à créer dans la liste déroulante sous la zone de recherche.

La liste des types de contacts dépend de votre paramétrage - Vous pouvez rajouter des types de contacts en fonction de vos besoins, et de votre activité.

Après avoir sélectionner un type de contact, une fiche vierge s'ouvre à droite.

La première chose à renseigner dans une fiche contact est le code :

Le code de chaque contact est une donnée fondamentale, car c’est par ce code que vous accèderez généralement à vos contacts.

Pensez à trouver des codes mnémotechniques plutôt que des codes chiffrés. La longueur maximum de ce code est de 50 caractères : vous pouvez donc trouver des solutions –(conventions) les plus simples possible à se souvenir :

exemple : NOM + tiret (-) + Prénom : MARTIN Philippe.

Remarque : si vous laisser "Quel Code " dans la zone code, et renseignez le Prénom et le Nom , sollo vous proposera un code du type NomPrénom

Ce code n’accepte pas les homonymes. Vous ne pourrez pas avoir deux contacts portant le même code

Ouvrir une fiche Contact

Cliquez sur l’onglet contacts pour accéder à la liste de tous vos contacts.
Pour ouvrir une fiche contact, vous devez appuyer sur le carré de gauche, en face de la ligne désirée. 

La fiche apparaît sur la partie droite, vous laissant la liste active sur la partie gauche, permettant ainsi aisément de passer d’un contact à l’autre.

Modifier / Valider un contact

Vous pouvez modifier n'importe quelle information d'un fiche contact directement sur  la fiche.

Validation : Important !

Lorsque vous commencez à saisir ou à modifier une fiche, un petit crayon apparaît en haut à gauche de la fiche. Cela signifie que vous passer en mode édition. Pour valider votre saisie pensez à systématiquement appuyer sur ce petit crayon : la fiche est alors validée (enregistrée) – vous pouvez annuler toutes vos modifications de fiche tant que vous n’avez pas valider (appuyer sur le petit crayon) en appuyant sur la touche Escape de votre clavier.

Annulation d'une modification : lorsque vous saisissez des information dans une fiche de sollo, le petit crayon s'affiche en haut à gauche du sélecteur. cela indique que la fiche est en cours d'édition (de modification ou de création).

Si vous appuyez sur la touche ÉCHAPPE  vous annuler la saisie ou la modification faite dans le champs (la zone)

Si vous appuyez une seconde fois sur ÉCHAPPE, vous annuler vos modification votre  création

Supprimer un contact

Pour supprimer un contact : Ouvrez la fiche du contact : elle est donc à droit

Cliquez sur le sélecteur (la grande bande grise sur le côté gauche de la fiche)

Puis appuyez sur SUPPR (supprime / Delete) de votre clavier.

Après confirmation : votre contact sera supprimé.

Vous pouvez aussi faire un clic droit sur le sélecteur et couper.

Contenu d'une fiche contact : cliquez ici

Premier Lancement

Vous avez déjà :

- enlevé les sécurités Access,
- fait un raccourcis sur votre bureau pointant vers  c:\sollo\sollo.mdb ( le programme)
- lancé ce raccourcis et débridé votre logiciel (cf installation)

- dupliqué le sollobasevide.mdb sous votre nom de dossier (par exemple masociete.mdb)

Au lancement de sollo, Access s’exécute et cette boîte de dialogue apparaît :

sollo ne sait pas encore quelle est le nom de la base de données de travail que vous voulez utiliser, ni dans quel dossier (répertoire) celle ci se trouve.

Cliquez simplement sur OK
Il vous est demandé de sélectionner le dossier où se trouve sollo.
Puis de choisir la base de travail (double-cliquez dessus)

>>> sollo va effectuer ce que l'on appelle un rafraîchissement des attaches. Une petite barre de progression apparaît furtivement en bas de l'écran.


Puis le nom de votre base de données de travail s'affiche.

Entrez le code utilisateur ZZ
car sollo ne connait ne connait pas encore votre propre code.

Ne saisissez pas de mot de passe : puisque vous n'en avez encore paramétrer aucun.

Appuyez sur OK


>>> Bienvenue sur sollo

Maintenant effectuez vos premiers paramètres

Onglet Accueil

Bienvenue sur votre logiciel sollo.


L'onglet Accueil est le tableau de bord principal.

Le principe ergonomique de sollo, et de vous permettre de consulter n'importe quelle information contenue dans votre logiciel (contact, devis, stock, caisse, banque, compta, par exemple...) en 2 clic au maximum.

Et ce, où que vous vous trouviez dans le logiciel.

Ainsi, tout part de l'onglet Accueil de sollo : il n'y a ABSOLUMENT AUCUN MENU déroulant pour accèder à une information.

• Soit il s'agit d'un traitement spécifique, et il y a un bouton sur l'onglet Accueil de sollo,
• soit l'information que vous cherchez est dans un des 5 pôle de sollo (Contacts, Actions, Articles, Pièces ou Dossiers) et donc dans l'onglet correspondant.

Au centre vous visualisez l'activité de la journée en cours.
Toutes les actions saisies aujourd'hui (interventions, téléphones, courrier, relance...). Il est possible de choisir un autre jour, et de choisir un autre colaborateur.

A droite, la liste des tâches à faire - sorte de post-it (pense bête) des tâches effectuer.
Si le degré de priorité est suppérieur à 0, la ligne passe en rouge.
Si la tâche commence par un tiret ("-") - la ligne passe en vert (utilisé par exemple pour tâche personnelle)

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Les Onglets de sollo

Cette partie permet de naviguer dans les 5 pôles de sollo (contacts , Actions, Articles, Pièces et Dossiers) (voir concept)

Les onglets permettent de rentrer dans le pôle et de créer, consulter, modifier... les éléments (fiches) du pôle.
Les boutons, en dessous des onglets correspondants, servent à consulter la liste des éléments d'un pôle pour faire des filtres, des tris, des cumuls, des exports.....

Le Bouton Liens/Tâches permet de passer de l'affichage des liens favoris aux tâches à faire sur la partie gauche de sollo.

Le bouton Aide permet d'accèder direcyement au site support de sollo.

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Les boutons d'accès direct aux modules de sollo

Lance le module Caisse Enregistreuse pour les commerçants utilisant sollo.

Accède aux alertes planifiées
Lance le planning - semainier multi-utilisateur de sollo

Accède aux statitiques
Calcul les stocks en temps réel

Lance le module de comptabilité générale
Lance le module de suivi de compte en banque

Lance le module de gestion des campagne de e-mailing
Permet les imports export depuis, ou vers d'autres logiciels

Centre la fenêtre sollo sur votre écran
Lance le logiciel de télémaintenance avec votre cnsultant sollo pour être assister directement sur votre poste
Ouvre le module paramètres de sollo

Change de base de donéees de travail
Quitte sollo

Remarque : le bouton CAISSE est affiché sur option (dans paramètres) afin de ne pas être présent si vous n'utilisez pas du tout ce module.

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Aujourd'hui :

Au centre, figurent les actions du jour. 

Par défaut c'est la date du jour, mais vous pouvez naviguer d'un jour à l'autre avec les boutons/flèches de droite et de gauche, ou encore taper une date précise.

Par défaut, ce sont les actions de l'utilisateur qui s'est connecté à sollo qui apparaissent.

Vous pouvez choisir de visualiser les actions d'un autre collaborateur avec la liste déroulante prévue à cet effet, à droite de la date.

En double-cliquant sur le code contact vous allez directement sur la fiche complète du contact.

En double-cliquant sur le code dossier vous allez directement sur la fiche complète du dossier.

En double-cliquant dans le cadre description vous allez directement sur la fiche complète de l'action

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A droite, vous avez la gestion des tâches à faire. 

Sorte de post-it.

Il s'agit des actions de type A Faire.

Elle figurent sur ce sous-formulaire - au menu principal de sollo tant qu'elle ne sont pas cochée (considérée comme faite).

Ne figurent uniquement, que les action affectées à l'utilisateur connecté à sollo.

En haut, est résumé l'action sélectionnée.

Pour sélectionner une action, cliquez n'importe où sur la ligne en question.

Le chiffre à droite indique le niveau de priorité.

Les tâches sont listées par ordre inverse des priorités (les actions dont la priorité est la plus élevée, figurant en haut de la liste).

Dès que la priorité passe au dessus de 0, 1 et plus, l'action est affiché en rouge .

Si vous faite commencer le descriptif de l'action par un tirait (du 6 : "-") ; l'action apparaitra en vert (pour les actions/ tâches personnelles par exemple).

Vous pouvez changer le contenu des tâche - aussi bine sur chaque ligne que sur l'affichage figurant en haut.

Pour ouvrir l'action complète - double-cliquez sur le descriptif d'une d'elles.

Si l'action / la tâche - est effectuée - cliquer sur la case à cocher à droite.

Remarque : ce sont ces mêmes actions (de type A faire - qui sont gérées dans les Alertes.

Lorsque vous ouvrez une fiche quelconque via les onglets (pôles) de sollo - la liste des tâches à faire est masquée.

Vous pouvez l'avoir à gauche en cliquant sur ce bouton - puis réafficher les liens favoris en appuyant à nouveau sur ce bouton.

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Les liens favoris

A droite des Boutons actions - au centre de l'accueil - vous pouvez définir une vingtaine de liens favoris.

A dire vrai, vous pouvez en déclarer autant que vous voulez - un ascenseur vertical vous permettra de descendre dedans sil il y en a trop.

Le paramétrage de ces liens se fait dans le pôle Article de sollo.

Ce sont des articles qui ont un lien hypertextes de paramétré dans Document lié et dont le code fini par (Menu) - Cette fonction est expliquée dans la partie qui traite des Articles de sollo. 

Créez un Article, renseignez le lien hypertexte vers le documents consiédéré, et appuyez sur la mappemonde en haut à droite pour que ce line figure sur l'onglet Accueil de sollo.