9 sept. 2011

Contenu d'une fiche contact


Partie I : les données fixes à tous vos contacts
La partie du haut dans le formulaire contact contient les données dites fixes (c'est à dire que vous ne pouvez pas les modifier , les supprimer, ou  en rajouter).









Le Type de contact.
Vous le choisissez avant de créer une nouvelle fiche. Vous pouvez changer le type de contact par un autre. Mais, dans ce cas, attention aux données complémentaires - voir plus bas.

Type de fiche : Morale ou Physique
Cette zone sert à définir si il s'agit d'un personne Morale (société) ou d'une personne Physique.

Civilité.
Le champs civilité évolue en fonction des saisies. Il n'y a pas de table annexe où vous renseigneriez les différentes possibilités. Si par exemple vous souhaitez rajouter Docteur, renseignez simplement votre premier Docteur, il sera présent par la suite dans la liste déroulante.

Les numéros de téléphone
Le champs Mobile (N° de téléphone portable) vous indique à gauche l'opérateur. Cette information n'est évidement pas valable dans les 10% de cas de changement d'opérateur en conservant le N°. Le paramétrage de cette information (en fait des suffixes par opérateur) est disponible dans les paramètres de sollo.
Le champs Voice IP est par définition la code de voix sur IP comme Skype par exemple.
Si vous utilisez Skype, en double-cliquant que le code renseigné (par exemple arnaudcolas) - l'appel de ce correspondant Skype se fera automatiquement.
Remarque : l'appel des numéros de téléphone via Skype (si vous avec des crédits de Skype Out) peut se faire en double-cliquant sur le n° de téléphone. La nouvelle version de skype semble ne plus offrir cette possibilité, aussi vous faudra t'il copier / coller le N° dans Skype.

Format des N° de téléphone : sollo formate automatiquement vos numéros de téléphone - saisissez les SANS ESPACE. Il est possible de les faire précéder automatiquement de +33 - pratique lorsque vous êtes à l'étranger - ce choix ce fait dans les paramètres.

L'adresse
L’adresse est composé de 4 champs (Adresse, Code postal, Ville et pays) Pour aller à la ligne dans le champs mémo de l’adresse, il faut presser la touche CTRL en plus de la touche ENTREE (ainsi le curseur passe à la ligne dans le même champs)
Après saisie du code postale, sollo vous propose les commune relatives à ce code postal. Ce paramétrage s'effectue dans la rubriqua Paramètres de sollo.
Remarque : en double-cliquant sur le code postal, sollo vous positionne sur l'emplacement Google Maps de ce code postal (si son paramétrage existe dans la liste des codes postaux gérer par sollo)

Site et E-mail.
Les données Site et Email permettent l’ouverture automatique du site ou de la messagerie. Pour écrire un message email au contact, double-cliquez sur l'adresse de messagerie >> un nouveau message s'ouvre.
Le champs Compte est le numéro de compte de comptabilité générale, il doit exister dans le plan comptable (Voir partie Comptabilité)

Fait Marquant :
cette zone sert à renseigner un information ou un fait marquant relatif à la fiche contact. cela peut être une info ponctuelle ou permanente (comme mauvais payeur pour un client par exemple).

Document Lié :
Cette zone permet de lier un document quelconque (office : word, excel... multimédia : photo, vidéo... autres : pdf, site internet...) au contact. En cliquant sur le dossier à gauche vous pouvez parcourir votre environnement de travail à la recherche du document à lier. Par la suite l'ouverture du document se fera directement en cliquant sur le line hypertexte.
Remarque : lorsque vous parcourez vos disque à la recherche du document et que vous choisissez un document, sollo vous propose de copier le document dans le dossier prévu à cet effet pour les documents sollo : en principe c:\sollo\docs
Si vous répondez non à la question posée, le lien sera fait vers l'emplacement actuel du document.





Partie II : les données complémentaires  des contacts

La partie basse dans le formulaire contacts contient les données complémentaires de vos contacts.
Ces données diffèrent en fonction du paramétrage du type de contact.

Vous pouvez instantanément rajouter ou supprimer des types de contacts. Il n'y a aucune limite.
Pour accéder au paramétrage complet d’un type de contacts – double-cliquer sur le type en haut à gauche.
Le paramétrage complet permet de définir des valeurs par défaut, les saisies obligatoires… Vous pouvez rajouter également des listes déroulantes (choix multiples) sur les zones de textes, et des formules de calcul sur les zones numériques Voir rubrique Paramétrage des Types.

Pratique : La présence d'informations dans les différents onglets est définies par la présence ou non d'un liserai rouge au dessus de chaque onglet. Si ce liserai rouge est affiché, cela signifie qu'il existe des données dans l'onglet.
Mais revenons aux données complémentaires des 2 premiers onglets : Informations et Commentaires.

Vous pouvez instantanément rajouter ou supprimer des informations dans vos contacts.

Il suffit de taper le libellé de votre nouveau champ (nouvelle question – nouvelle données) en face du type désiré pour la réponse (du texte, des chiffres, une date, un case à cocher, un mémo) – Cette question devient alors légion sur toutes les fiches contacts de même type.

Zone de type Texte (100 caractères maxi) – ZoneNumériques – Zones Dates – Zones Oui/non



L'onglet commentaires contient 3 zones mémos dont vous pouvez changer les intitulés comme les autres zones (textes, numérique, date...) - au dessus de chacun d'eux.

Cet onglet contient également la photo du contact (ou le logo ou autre image).

En cliquant sur le dossier à droite vous pouvez parcourir votre environnement de travail à la recherche de l'image à lier.

Remarque : lorsque vous parcourez vos disque à la recherche d'une image et que vous choisissez une image, sollo vous propose de copier le document dans le dossier prévu à cet effet pour les images et photos de sollo : en principec:\sollo\docs

Si vous répondez non à la question posée, le lien sera fait vers l'emplacement actuel de l'image.
Pour afficher les images, la case à cochée Visualisation activée doit être cochée.
Vous pouvez également instantanément rajouter ou supprimer des types de contacts. Il n'y a aucune limite.

Pour accéder au paramétrage complet d’un type de contacts – double-cliquer sur le type en haut à gauche.
Le paramétrage complet permet de définir des valeurs par défaut, les saisies obligatoires… Vous pouvez rajouter également des listes déroulantes (choix multiples) sur les zones de textes, et des formules de calcul sur les zones numériques voir paramétrage.

Contacts et Dossiers liés

Contacts liés : internes ou externes, fonctions occupées... tous les contacts peuvent être liés les uns aux autres suivant une fonction ou un critère de rapprochement : qui est le collaborateur de qui, qui est le sous-traitant de qui, qui est le confrère de qui...

Dossiers liés :Affiche la liste des dossiers, affaires, chantiers, dont le contact actif est le contact principal.

Actions
Suivi commercial, interventions, rendez-vous, relances, téléphones, courriers...
toutes les actions liées au contact sont directement accessibles. Il est possible de saisir directement une nouvelle action sur la fiche contact.
Vous pouvez aussi ouvrir une action en double cliquant sur le sélecteur de celle-ci (petit carré gris à gauche de chaque ligne) 


Pièces
Pièces commerciales (devis, factures, BL, BR...)
toutes les pièces liées au contact sont directement accessibles.
D'un simple clic, vous ouvrez la pièce de votre choix - en double cliquant sur le n° de la pièce ou le sélecteur de celle-ci (petit carré gris à gauche de chaque ligne)

Comptabilité
l'onglet compta vous indique directement sur le contact, les écritures comptables, comptabilisées pour ce client ou ce fournisseur.

Filtres
Encore un des gros atouts de ce logiciel de gestion de contacts.
Les filtres s'effectue directement sur les fiches, et leur champs d'application est infini.
Vos filtres peuvent se cumuler les uns aux autres :
- Clients dans le 75
+ ayant effectuer + de 10 K€ de CA
+ ayant commander depuis moins de 10 jours...
De plus, vos filtres peuvent être enregistrés d'un simple clic : donnez un nom à votre filtre et le tour est joué. Vous pourrez le réappliquer à tout moment.




Aucun commentaire:

Enregistrer un commentaire