7 sept. 2011

Pour bien démarrer

Comprendre le concept de sollo, c'est comprendre sollo.

Pour bien démarrer avec votre logiciel sollo,
il vous faut comprendre parfaitement son concept de base.

L’idée de départ était pour moi, de proposer une seule et unique application, à une population de clients la plus diverse possible.
Il fallait pourvoir couvrir, avec un seul et même logiciel, la majorité des besoins de gestion courante, et ce, pour n'importe quelle activité.


Ce concept est très facile à comprendre lorsque l'on parle de gestion de contacts.

Il est clair qu'une PME, une association, un médecin ou un musée n’appellera pas ses propres clients de la même façon.


La PME aura des clients.
L'association des adhérents
Le médecin des patients.
Le musée des visiteurs.
Or la notion fondamentale reste la même : des contacts privilégiés, moteurs de chacune de ces activités.

Vous allez donc pouvoir, avec le logiciel sollo, créer, modifier (voire supprimer) vos propres types de contacts, en fonctions de votre métier, de vos habitudes ou conventions rencontrées dans votre profession.

Mais l'idée ne s'arrête pas là.

Pour chacun de ces types de contacts, et au delà des coordonnées (postale, téléphonique email..)
chaque profession à ses propres prérogatives en terme de qualification de contacts.
Là ou une PME aura besoin du n° de siret, de la date de création de ses clients, et des conditions de règlements par exemple,
Une association aura besoin du N° d'adhérent, de la date de naissance,
Un médecin du n° de sécurité sociale, des antécédents médicaux... etc

Donc pour chacun des types, déjà spécifiques à l’activité que vous exercez, vous devez pouvoir qualifier vos fiches contacts en fonction de vos besoins.

 Lorsque vous créez un nouveau type de contact, vous disposez de 40 champs libres, pour renseigner ces spécificités.
Ces 40 champs sont organisés par type de réponse attendue : texte, numérique, date, Oui/Non, et commentaires.
Vous pouvez à la volée, rajouter n'importe quelle nouvelle information.

Si vous avez bien cerné ce concept, vous comprenez qu'il vous est désormais possible de gérer n'importe quel type de contacts, et pas seulement vos prospects, clients et fournisseurs.
Vous pouvez créer des types de contacts couvrant la totalité de votre activité comme les banques, organisme sociaux, restaurants, confrères, sous-traitants, contacts personnels....

Au delà des contacts...

Comme je le disais au début, ce concept est assez simple à comprendre lorsque l'on parle de contacts.

Mais si nous avons bien compris qu'il était possible de gérer n'importe quel type de contacts de n'importe quelle activité, l'objectif de sollo est également d'aller beaucoup plus loin, et de couvrir, la totalité des besoins de gestion courante... dont la liste est infinie :
courriers, rendez-vous, réunions, interventions, fax, email, planning, alerte, relances, produits, services, documents internes et externes, mémos, factures, devis, commandes, bon de livraison, stocks, données financières, notes de frais, relevé de temps, dossiers, chantiers, étude...

Aussi, ce concept de type, est décliné sur les 4 autres pôles de sollo.

Après 15 années d'expérience dans le développement d'applications spécifiques, je peux affirmer que 99 % des fonctionnalités d'un logiciel de gestion quel qu'il soit, sont regroupées dans 5 pôles distincts.


Ces 5 pôles constituent la moelle épinière de l'information que toute personne active gère quotidiennement au sein d'un service, d'un cabinet, d'une association, d'une agence ou d'une entreprise...

Le concept révolutionnaire de sollo repose sur cette capacité à intégrer tous les éléments de gestion qui ponctuent vos activités au sein d'un ou plusieurs de ces 5 pôles.
Le tout est adossé à une interface de travail la plus simple possible, permettant d'accéder en 2 clics maximum, à n'importe quelle information stockée dans sollo.

Tous vos éléments se répartissent donc dans 5 pôles :

Quoique vous ayez à gérer,
la première chose à définir est le pôle dans lequel vous souhaiter gérer cet élément.

En règle générale, les pôles sont décrits brièvement comme suit :


Contacts :les personnes physiques et morales, tous les protagonistes qui gravitent autour de vos activités
Actions : tout élément ponctuel lié plus ou moins au temps, tâche effectuée par quelqu'un en particulier.
Articles : tout élément matériel ou matérialisable : tous vos documents, vos produits...
Pièces : toutes vos pièces commerciales (facture, devis, commande, Bon de livraison, relevé de carte bleue...)
Dossier : Sert à classer les Actions, Articles et Pièce par thème.

Une fois choisi le pôle, il faut donner un nom de type à votre nouvel élément de gestion, et paramétrer les questions spécifiques pour chacun de ces types.

Maintenant c'est à vous de jouer :
Définissez les éléments que vous souhaitez gérer,
le pôle dans lequel il est le plus judicieux de le faire,
et quel nom de type vous souhaitez utiliser.
Puis, les différentes données à saisir pour qualifier au mieux chacune de ces notions.

Dans la version standard de laquelle vous partez (à savoir sollobasevide que vous avez dupliqué sous le nom de votre entreprise), il y a déjà des types dans chacun des pôles.
Vous pouvez donc commencer par les contacts, vérifier que les types de contacts et leur paramétrage vous satisfont.
Inutile de vouloir penser à tout ! 

Sous sollo, on peut rajouter un nouveau type dès que l'on en a le besoin, et les paramétrer à la volée, directement sur une fiche existante.

Attention quand même : il est difficile de faire machine arrière, si de nombreuses saisies ont été effectuées.
Si par exemple vous avez renseigné 200 clients, avec en CN1 (zone numérique 1 des fiches contact de type client) le capital social. Il sera compliqué de vouloir utiliser cette zone (CN1) pour une autre raison que le capital. Car toute les saisies renseignées resteront en réponse.

Lorsque vous qualifier vos types, réfléchissez donc à deux fois à sa pertinence, en terme de type de réponse attendu, et de position.

Peut-être vous direz vous que 40 champs libres ne suffisent pas à votre activité.
A cette remarque je donnerai 2 réponses.

Primo : Sur plus de 1000 clients à ce jour, il n'a été que très rarement nécessaire de rajouter des champs.
D'où la réflexion qu'il faut mener en amont, et sur laquelle, bien sûr, vous pouvez vous faire assister de votre consultant sollo.
Imaginez être une société d’évènementiel ayant à renseigner, si les participants à un séminaire viennent : en train, en voiture ou en avion.
Peut-être seriez vous tenté d'utiliser 3 cases à cocher, alors que la création d'une liste déroulante offrirait le même résultat, en n’utilisant qu’une seule zone au lieu de 3.

Secondo, sollo est livré en open source sous Microsoft Access. Cela signifie donc qu'il sera possible de modifier la structure des tables existantes, et de rajouter autant de nouveaux champs que nécessaires.
En contrepartie de quoi, il faudra aussi se soucier de rajouter un formulaire de saisie ou de modifier les formulaires existants afin de rendre possible la saisie des ces nouvelles informations. A ce niveau là, meiux vaut faire appel à votre consultant sollo.

N'hésitez pas à commenter ce billet si vous avez des questions.

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